Fragen & Antworten
Kann frei entschieden werden, ob weiterhin die roten und orangen Einzahlungsscheine oder die QR-Rechnung für die Rechnungsstellung verwendet werden dürfen?
Ab 1. Oktober 2022 kann nur noch die QR-Rechnung verwendet werden.
Kann die QR-Rechnung frei gestaltet werden?
Nein, die «Schweizer Implementation Guidelines QR-Rechnung» müssen eingehalten werden. Die Nichtbeachtung der Standards kann dazu führen, dass QR-Rechnungen zurückgewiesen und Zahlungen nicht termingerecht verarbeitet werden.
Welche Nutzungsmöglichkeiten stehen zur Verfügung?
Folgende Ausprägungen können genutzt werden:
- QR-Rechnung mit QR-IBAN und QR-Referenz
- QR-Rechnung mit IBAN und Creditor Reference (ISO 11649)
- QR-Rechnung mit IBAN ohne Referenz.
Der Unterschied liegt bei der Verwendung von IBAN und den Referenzen.
Ist bei einer QR-Rechnung zwischen der Rechnung und dem Zahlteil sowie zwischen Zahlteil und Empfangsschein eine Perforation vorgeschrieben?
Die Perforation des Zahlteils ist obligatorisch, wenn die QR-Rechnung ausgedruckt und versendet werden soll. Alle Marktteilnehmer müssen den gesetzten Standard befolgen und für gedruckte QR-Rechnungen immer perforiertes Papier verwenden. Der Zahlteil und Empfangsschein müssen von der Rechnung immer abgetrennt werden, wenn die QR-Rechnung am Schalter oder mit einem physischen Zahlungsauftrag bezahlt wird. QR-Rechnungen, die nicht auf perforiertem Papier ausgestellt sind, müssen vom Kunden abgeschnitten werden. Eine inkorrekte Trennung des Zahlteils und Empfangsscheins kann bei der Verarbeitung am Postschalter oder bei physischen Zahlungsaufträgen zu Problemen führen.
Details zu der Gestaltung der QR-Rechnung finden sich im Style Guide QR-Rechnung.
Kann die QR-Rechnung für Auslandzahlungen verwendet werden?
Hier müssen zwei Fälle unterschieden werden:
- Zahlungen von der Schweiz ins Ausland: Das ist nur dann möglich, wenn der Rechnungssteller eine Bankverbindung in der Schweiz oder Liechtenstein anbietet.
- Zahlung vom Ausland in die Schweiz: Ob Banken im Ausland die QR-Rechnung unterstützen, kann der Finanzplatz Schweiz nicht beeinflussen. In den grenznahen Regionen wird es möglicherweise entsprechende Angebote für Schweizer Kunden geben.
Es wird empfohlen, für solche Zahlungen die QR-Rechnung mit Creditor Reference und IBAN zu verwenden.
Welche Währungen können genutzt werden?
Schweizer Franken und Euro. Die Währungsabkürzung CHF oder EUR muss auf der QR-Rechnung angedruckt werden.
Kann ein Rechnungssteller, der als Leistungserbringer (z.B. Versicherung, Krankenkasse) seiner versicherten Personen eine Kopie der Abrechnung zukommen lässt, das Betragsfeld mit XXX ausfüllen?
Wenn keine Zahlung erfolgen muss, sollte in diesem Fall die Ausprägung QR-Rechnung «NICHT ZUR ZAHLUNG VERWENDEN» mit Betrag 0.00 verwendet werden. Weitere Informationen finden Sie in den «Schweizer Implementation Guidelines QR-Rechnung», Kapitel 4.4
Welche Werte können im Feld «Referenz» verwendet werden?
Im Feld «Referenz» sind die 27-stellige QR-Referenz (heute ESR-Referenznummer) oder die bis zu 25-stellige Creditor Reference gemäss ISO-11649-Standard zulässig. Die Wahl der QR-Referenz verlangt die Verwendung der QR-IBAN, die Creditor Reference die IBAN.
Wie und wo können Mitteilungen angebracht werden?
Unstrukturierte Informationen können zur Angabe eines Zahlungszwecks oder für ergänzende textuelle Informationen im dafür vorgesehenen Feld erfasst werden.
Eine Mitteilung kann dann erfasst werden, wenn eine Referenznummer verwendet wird.
Die dort verwendeten Angaben müssen auf der QR-Rechnung in Druckschrift angedruckt werden. Handschriftliche Ergänzungen durch Rechnungssteller oder Rechnungsempfänger sind nicht zugelassen. Sofern technisch möglich, können diese bei der Erfassung der Zahlung im E-Banking manuell erfasst werden.
Können auf der QR-Rechnung zusätzliche Elemente, wie z. B. Werbung angebracht werden?
Der Einsatz des Zahlteils und des Empfangsscheins als Werbeträger oder Werbemittel ist ausgeschlossen. Die Rückseite darf nicht bedruckt werden.
Besteht bei einem Selbstdruck der QR-Rechnung eine Pflicht zur Prüfung und Abnahme?
Für den Rechnungssteller besteht keine Pflicht. Die QR-Rechnung wird nur getestet, wenn das Finanzinstitut dies explizit vorgibt.
Den Softwareherstellern sowie den Rechnungsstellern stehen zwecks Selbstkontrolle folgende Hilfsmittel zur Verfügung:
- ein Rasterblatt im «Style Guide QR-Rechnung»
- SIX Validierungsportal für die QR-Rechnung
Ein mangelhaft aufgedruckter Swiss QR Code kann in der Verarbeitung Störungen verursachen. Solche Zahlteile können zurückgewiesen werden.
Bitte wenden Sie sich an Ihre Bank, wenn Sie diesbezüglich weitere Unterstützung benötigen. SIX bietet keine Qualitätsprüfungen an.
Welche Voraussetzungen müssen für die Einführung der QR-Rechnung erfüllt sein?
- Umstellung aller Zahlungsverkehrs-Applikationen der Finanzinstitute und ihrer Kunden auf den neuen ISO-20022-Meldungsstandard gemäss Schweizer Empfehlungen, welche die QR-Rechnung beinhalten
- Verfügbarkeit geeigneter Infrastruktur für Rechnungssteller und Zahler, wie beispielsweise Drucker, Scanner, die QR-Codes drucken bzw. lesen können
- Bereitstellung der Kanäle für den Zahlungsverkehr
- Umstellung bei elektronischen Reportings auf camt
Ist es möglich, QR-Rechnungen mit den vorbedruckten Angaben des Zahlungsempfängers zu erstellen, ohne zum jeweiligen Zeitpunkt die Angaben des Zahlungspflichtigen zu kennen?
Der Zahlungsempfänger kann von seiner Hausbank (je nach Produktangebot der Bank) oder bei einer Druckerei physische Zahlteile mit Swiss QR Code ohne Angaben zum Betrag und Zahlungspflichtigen beziehen oder selber erstellen. Diese Felder können im Nachhinein vom Zahlungspflichtigen auf dem Zahlteil und Empfangsschein handschriftlich ergänzt werden. Zu beachten ist, dass keine weiteren handschriftlichen Ergänzungen zulässig sind. Bei dieser Ausprägung können abhängig vom Auftragskanal nach der Bezahlung durch den Zahlungspflichtigen zusätzliche Kosten für den Zahlungsempfänger anfallen.
Besteht bei der Nutzung von Debitorensystemen Handlungsbedarf?
- Überprüfen Sie schon heute Ihre Debitoren-Stammdaten. Achten Sie darauf, dass die Adressen, falls möglich, strukturiert hinterlegt sind.
- Klären Sie, ob Ihre im Einsatz stehende Fakturierungslösung die Erstellung von QR-Rechnung unterstützt und planen Sie den Umstellungszeitpunkt in der Übergangsphase.
- Stellen Sie vor der Umstellung auf die QR-Rechnung sicher, dass Ihre Finanzlösung die Avisierung mit camt-Meldungen verarbeiten kann.
- Falls Sie für die elektronische Avisierung von Zahlungseingängen den ESR-Gutschriftsrecord Typ 3 nutzen, erhalten sie bei Umstellung auf die Fakturierung von QR-Rechnungen automatisch den camt.054. Falls Sie den ESR-Gutschriftsrecord Typ 3 nicht nutzen, wenden Sie sich für den Bezug der camt.054 (oder bei Bedarf: camt.052/camt.053) an Ihren Bankberater.