«Strukturierte Zusatzinformationen» des Rechnungsstellers

Viele – speziell grosse – Rechnungsempfänger wollen die erhaltenen Rechnungen möglichst automatisch verarbeiten. Sie erwarten daher von ihren Rechnungsstellern, dass diese ihnen dafür strukturierte Zusatzinformationen senden.

Die Banken sind sich bewusst, dass die diesbezüglichen Bedürfnisse unterschiedlich sein können. Es wurde daher eine Logik definiert, welche es den Rechnungsstellern erlaubt, im QR-Code spezifische Informationen an ihre Kunden zu senden.

Damit eingegangene Rechnungen noch besser automatisiert verarbeitet werden können, sieht der Datenhaushalt des QR-Codes die Möglichkeit vor, zusätzliche Informationen des Rechnungsstellers zu übermitteln. Da dafür kein geeignetes Feld zur Verfügung steht, wurde die Möglichkeit geschaffen, im Feld «Unstrukturierte Mitteilung» zusätzlich auch strukturierte Informationen mitzuliefern. Der Inhalt des Feldes wird als Text interpretiert (=«unstrukturiert»), bis die Zeichenfolge «##» vorkommt. Ab dieser Stelle wird der Rest des Feldes nach einer definierten Syntax (Struktur) interpretiert (= «strukturierter» Teil). Die benötigten Zusatzinformationen können von Rechnungssteller zu Rechnungssteller variieren. Damit die Bedürfnisse der verschiedenen Branchen abgebildet werden können, wurde ein Ansatz definiert, der es ermöglicht, unterschiedliche Lösungen abzubilden. Die Bedeutung der ersten zwei Zeichen des strukturierten Teils (nach «##») ist wie folgt fest vorgegeben:

1. Zeichen kennzeichnet die Syntax, welche den weiteren Inhalt beschreibt
2. Zeichen kennzeichnet die Version der verwendeten Syntax (ermöglicht eine zukünftige Weiterentwicklung der Syntax)

Die nachfolgende Tabelle zeigt auf, welche Organisationen aktuell eine Syntax definiert haben und wo die Definition der Syntax zu finden ist.

Organisation Kenn-zeichen Beschreibung Link zur Syntaxdefinition
SIX Interbank Clearing AG BD Bilateral definiert Es gibt dazu keine Syntax. Involvierte Parteien haben den Inhalt bilateral abgesprochen.
Swico – Der Wirtschaftsverband für die digitale Schweiz S1 Allgemeine Syntax, die es erlaubt, die verbreitetsten Angaben abzubilden www.swico.ch

Weitere Organisationen oder Verbände, die eine eigene Syntax definieren und pflegen wollen, können sich an PaymentStandards.CH wenden, um die Möglichkeiten und das weitere Vorgehen zu klären. Um eine eigene Kennzeichnung zu erhalten, muss eine Organisation u.a. aufzeigen, dass sie eine relevante Gruppe von Firmen repräsentiert.

Hinweise

Umsetzung durch Anbieter von Lösungen zur Rechnungsstellung

Bei einer Umsetzung dieser Funktion müssen Anbieter von Softwarelösungen darauf achten, dass die Befüllung der strukturierten Angaben über Stammdaten gesteuert werden kann. Es sollte pro Rechnungsempfänger mindestens definiert werden können, ob dieser strukturierte Daten erhalten soll (macht bei Privatpersonen wenig Sinn). Bei einer komfortableren Ausprägung müsste man sogar steuern können, welche Ausprägung (abgefüllte Angaben) geliefert werden soll (z.B. Auswahl zwischen n Varianten).
Es gibt diesbezüglich weder Vorgaben noch Empfehlungen. Die Anbieter von Softwarelösungen kennen ihre Kunden am besten und sollten in der Lage sein, eine für ihre Kundschaft passende Lösung zu definieren.

Umsetzung durch Anbieter von Lösungen zur Rechnungsverarbeitung

Falls ein Rechnungsempfänger von seinen Lieferanten strukturierte Daten erhält, sollten diese von ihrer Lösung ausgelesen werden können. Da der erhaltene strukturierte Inhalt bei den meisten Rechnungsempfängern variieren wird (unterschiedliche Werte bei gleicher Syntax oder allenfalls sogar unterschiedliche Syntax), sollte ihre Lösung in der Lage sein, verschiedene Konstellationen zu verarbeiten. Zudem wäre es sinnvoll, die Erweiterung einer neuen, zukünftigen Syntax bereits heute vorzusehen.